Etik | Merden Life

KURUMSAL DEĞERLER VE ETİK

GİRİŞ

Merden Lojistik A.Ş. değer üreten standartlarda hizmetler sunmayı ve müşterilerinin operasyonel verimliliğine ve dolayısıyla ekonomik katma değere katkıda bulunmayı amaçlar.

Bu amaç paralelinde, ulusal ve global tedarikçileri, müşterileri, hissedarları, çalışanları, iş ortakları -kısaca tüm paydaşları- için yasal uyumluluk içinde, güvenilirlik ve verimlilik simgesi olmayı hedefler.

Yönetim Kurulu’nun genel bakış açısında,

Müşteri memnuniyeti,
Yakın ve sürdürülebilir tedarikçi ilişkileri,
Operasyonlarda optimizasyon felsefesi,
İnsan kaynağına verdiği değer,
Sürekli gelişim için kaynak yaratma kabiliyeti,
Lokal ve tanınan marka olmak
Üstün iş ahlakı ve dürüst çalışma ilkelerine

koşulsuz uyum bulunmaktadır.

“Etik Davranış ve Kurallar” ile Merden çalışanlarına görevlerini yerine getirirken verecekleri karar ve gösterecekleri davranışlarında yol gösterici olunması amaçlanmıştır.

Bu kurallar kapsamında tüm çalışanlarımızdan bir yandan kurum kültür bütünlüğünü sağlayacak tavır ve davranışlar sergilemeleri beklenirken, diğer yandan Kurum’un isim saygınlığını ve kurumsal yapısının güvenilirliğini koruması ve geliştirmesi beklenmektedir. Yönetim evrensel etik ve ahlaki değerleri benimsemektedir.

Tüm çalışanlar, Merden Etik Davranış Kuralları’na veya buna uygun olarak oluşturulan Şirket Etik Davranış Kuralları’na uymakla yükümlüdürler. Tüm iş ortaklarımızdan, iş etiği kuralları ve bu kuralları destekleyen uygulama prensiplerine uymaları beklenir. Bu konuda öncelikli çaba ve liderliğin gösterilmesi Merden de görev yapan orta ve üst düzey yöneticilerin asli görev ve sorumlulukları arasındadır.

Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensipleri dokumanının en güncel versiyonunun çalışanlar tarafından okunduğunu, anlaşıldığını ve uygulama taahhüdünü belgelendirme sorumluluğu Şirket İnsan Kaynakları birimine aittir.

Etik Davranış Uygulamalarında bu dokümanda yazılı olmayan durumlar ile karşılaşıldığında temel etik değerlerimiz çerçevesinde tereddüt edilen durumlarda Yönetim Kurulu Görevli Üyesi görüşü alınması esastır.

Çalışan İlkeleri

Sürdürülebilir büyümeyi sağlayacak katma değeri yaratan başarılı ve yetkin profesyonellerden oluşan, tercih edilen ve herkesin parçası olmaktan gurur duyduğu ideal kurum olmayı hedeflemektedir.

Kurum çalışanlarına değer verir ve çalışan haklarına saygılı davranır.

Bu çerçevede;

İşe alımda uygun yetkinlik kriterleri baz alınarak, fırsat eşitliği sağlamak,
İş’te eşitlik ve var olan prosedürlere uyumu sağlamak,
Şirketimizi ileriye götürecek nitelikli gençleri ve deneyimli profesyonelleri şirketimize kazandırmak
Çalışanların yeteneklerinden, gücünden ve yaratıcılığından azami fayda sağlamak,
Çalışanların eğitilmesi, yönlendirilmesi ve geliştirilmesi için imkan ve fırsat eşitliği sağlamak,
Pozisyon ve yetkinlikleri dikkate alarak adil ve rekabetçi ücret politikaları, etkin ve objektif performans değerlendirme sistem ve uygulamaları ile başarıyı ödüllendirmek,
Terfi ve ödüllendirmelerde fırsat eşitliği sağlamak
Şeffaflığı, iş birliğini ve karşılıklı saygıyı teşvik eden çalışma ortamını yaratmak
Çalışanların görüş ve önerilerini değerlendirmek, yanıtlamak ve motivasyon arttırıcı tedbirler almak,
Çalışanlar ile ilgili özel bilgileri, hukuki zorunluluk haricinde, çalışanın izni ve bilgisi olmadan üçüncü şahıslarla paylaşmamak,
İnsan haklarına saygılı olmak,
Çalışanların özel hayatına ve kişisel alanlarına saygı göstermek,
Çalışanların fiziksel, cinsel ve duygusal dokunulmazlıklarının korunduğu bir iş ortamında çalışmalarını sağlamak,
İşyeri fiziksel çalışma ortamı ve koşullarının tüm çalışanlar için sağlıklı ve güvenli olmasını sağlamak,

çalışanlarla ilişkiler açısından temel prensipleri oluşturur.

Dış İlişkiler

Merden’in müşterileri, ,ortakları ve stratejik ve/veya finansal iş ortaklıkları kapsamındaki tüm dış ilişkilerini yönlendiren temel prensipler aşağıda sıralanmıştır:

2.1. Paydaşlarla İletişim

Şirketi, Merden markasının itibarına zarar vermeyecek şekilde temsil
Paydaşlarla iletişim kanallarını açık tutmak, geri bildirimler paralelinde geliştirmelere açık olmak,
Kamuoyu ile görüş paylaşımını Yönetim Kurulu sözlü veya yazılı görüşü ile yürütmek aksi takdirde kurum adına kişisel görüş bildiriminden kaçınmak.

2.2. Pay Sahipleri İlişkileri

Pay sahiplerinin yasalarla belirlenmiş hak ve çıkarlarını korumak,
Pay sahiplerinin sağladığı kaynakların karşılığı olarak değer yaratılması için azami gayreti göstermek, oluşan karı yasalara ve mevzuata uygun şekilde pay sahiplerine dağıtmak ya da yatırıma yönlendirmek,
İcra uygulamalarında oluşan açıklanması gereken hususların pay sahiplerine tam, zamanında ve doğru bir şekilde duyurulmasını sağlamak,
Şirketin güven ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde yönetilmesini sağlamak, sürdürülebilir büyüme ve karlılığı hedef alarak, şirket kaynaklarını, varlıklarını ve çalışma zamanını verimlilik bilinciyle yönetmek.

2.3. Yasalara Uyum ve Hukuki İşlemler

Tüm işletme faaliyetlerini ve muhasebe sistemini yasalara göre tam ve uygun bir biçimde yönetmek, kayıt altına almak ve entegre raporlamak.
Üçüncü şahıs ve kuruluşlarla yapılan sözleşmelerin, tabi olunan yasalara, mevzuata ve etik kurallara uygun, açık ve anlaşılır olmasını sağlamak.

2.4. Müşteri İlişkileri

Müşteriler için değer yaratmak, talep ve gereksinimlerini en üst düzeyde karşılamak,
Kaliteli hizmetler sunmak ve istikrarlı politikalar izlemek,
Müşteriler ile ilişkilerde nezaket kuralları çerçevesinde profesyonel ve adil olmak,
Müşterilere ait kişisel bilgileri ve gizliliğini ilgili yasalara uygun şekilde korumak,
Müşterilere yanıltıcı ve eksik bilgi vermemek.

2.5. Tedarikçi ve Acenta ilişkileri

Çalışılacak tedarikçileri ve acentaları titizlikle ve özenle seçmek, etik veya yasal olmayan davranışları olmadığının tespitini sağlamak, ilgili uygulama prensipleri doğrultusunda gerekli incelemeleri ve tespitleri yapmak, yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerini, insan haklarına saygılı davranmalarını, iş ahlakı ve yolsuzlukla mücadele prensiplerine uygun davranmalarını teşvik etmek,
Tedarikçi ve acenta seçiminde objektif kriterler ile karar vermek,
Tedarikçi ve acenta denetimlerinde ve ziyaretlerinde talep edilen makul gizlilik ve kalite kurallarına uymak.

2.6. Rakip ve Rekabet İlişkileri

Rekabetin Korunması Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uymak. Ve mevzuatın izin verdiği sınırlar dışında, rakiplerle ya da diğer kişi ya da kuruluşlarla, doğrudan ya da dolaylı olarak rekabeti engelleme, bozma ya da kısıtlama amacını taşıyan veya bu etkiyi doğuran yahut doğurabilecek nitelikte olan anlaşmalar ve uyumlu davranışları hangi şekilde olursa olsun yapmamak.
Rakipler ile piyasa ve/veya rekabet koşullarını birlikte belirlemeye yönelik görüşme ve bilgi alışverişi yapmamak.
Şirket’i temsilen katılınan dernek, meclis, oda, meslek birlikleri v.b. toplantılar ile diğer özel veya mesleki toplantı ve görüşmelerde yukarıda belirtilen durumlara yol açabilecek veya bu şekilde nitelenebilecek her türlü görüşme ve işlemlerden kaçınmak.
Rakiplere ait gizli bilgiler çalışana ulaşırsa Yönetim Kurulu’nun bilgilendirmesini sağlamak.

Çalışanların Uyması Gereken Etik Davranış Kuralları

Merden markasının profesyonellik, dürüstlük ve güvenle anılmasının devamı ve daha ileri noktaya taşınması çalışanlarının birincil sorumluluğudur.

Bu çerçevede, çalışanlarından beklenenler aşağıda sıralanmıştır:

Yasalara daima uymak,
Temel ahlaki ve insani değerler çerçevesinde görevlerini yerine getirmek,
Tüm ilişkilerinde karşılıklı yarar sağlamak amacıyla hakkaniyetli, iyi niyetli ve anlayışlı davranmak,
Her ne amaçla olursa olsun kişi ve kuruluşlardan hiçbir şekilde haksız kazanç sağlamamak, rüşvet almamak ve vermemek, bu nevi hareketlerin yapılmasını bilgisi olduğu ölçüde önlemek, yolsuzlukla mücadele kurallarına uygun hareket etmek;
Sürdürülen görevlerde, ilgili iş etiği kuralları ve bu kuralları destekleyen tüm uygulama prensiplerine uygun olarak hareket etmek ve bu kapsamda diğer çalışanların işlerini gereği gibi yerine getirmelerini engelleyecek davranışlarda bulunmamak, iş ahengini bozmamak
İlke olarak hiçbir şekilde “kolaylaştırma” amaçlı ödemeler yapmamak, (Kolaylaştırma amaçlı ödemeler: Vize işlemleri, gümrükten mal çekme, güvenlik ya da telefon hizmeti gibi, takdir niteliği olmayan rutin izin ve hizmetleri hızlandırmak veya kolaylaştırmak amacıyla kamu görevlilerine yapılan ödemelerdir.)
Açıkça yetkilendirilmedikçe şirketi taahhüt altında bırakacak bir davranışta, beyanda ya da yazışmada bulunmamak,
Çalışan ile müşteri veya tedarikçi konumundaki şirkette aynı iş ile ilgili birinci derecede karar verme mevkiinde bulunan kişilerin birinci derece akraba olması durumunda üst amirine bilgi vermek.
Şirketten ayrıldıktan sonra da gizliliğin korunması için gerekli tedbirleri almak ve gizlilik yükümlülüğüne uymak.
Şirketin bilgi ve bilgi sistemleri de dahil olmak üzere, tüm maddi ve gayri maddi varlıklarına şahsi malı gibi özen göstermek, bunları olası kayıp, zarar, yanlış kullanım, suistimal, hırsızlık ve sabotajlara karşı korumak,
Kendisi veya başkaları ile ilgili potansiyel ihlaller konusunda yöneticisine ve insan kaynaklarına danışma,
Parasal değeri olan veya olmayan, şahsi çıkar ve/veya siyasi aktivite ve çıkar için mesai zamanını ve şirket kaynaklarını doğrudan ve dolaylı olarak kullanmamak.
Diğer firmalara ait patent, telif hakları, ticari sırlar, marka, bilgisayar programları ya da diğer fikri ve sınaî mülkiyet haklarının hukuka aykırı bir şekilde –bilerek- yetkisiz kullanımından kaçınmak,
Merden’e ait her türlü fikri ve sinai mülkiyet haklarına ilişkin gizli bilgilerin üçüncü kişiler ile paylaşılmasının gerektiği durumlarda haklarımızın korunması için gerekli tedbirleri ilgili prosedürlere uygun olarak almak.

4. Bilgi Gizliliği ve Yönetimi

Bilgi, Merden Lojistik A.Ş.’nin vizyonunu gerçekleştirme yolunda kullanacağı en önemli varlıklarındandır. Bu bağlamda, bilginin etkin kullanımı, doğru şekilde paylaşımı ve bu süreçte bilginin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişebilirliğinin sağlanması şirketimizin ve tüm çalışanların ortak sorumluluğudur. Şirketimizde bilginin yönetimi ve gizliliğine yönelik kurulan yönetim sistemleri ve uygulanan süreçlerin birbirleri ile uyum içerisinde olması Şirketin en üst düzeyde fayda elde etmesi için önemlidir.

Gizli Bilgi bunlarla sınırlı kalmamak şartıyla, Şirkete ait marka vb. fikri haklar, her türlü yenilik dahil personelin yazdığı, bulduğu, geliştirdiği, yaptığı veya uygulamaya döktüğü veri tabanı, basılı iletişim malzemeleri, süreçler, reklam, ambalaj ve etiketler ile planlar (pazarlama, ürün, teknik), iş stratejileri, stratejik ortaklıklar ve ortaklara ilişkin bilgiler, mali bilgiler, personel bilgileri, müşteri listeleri, ürün/hizmet tasarımları, know-how, şartnameler, potansiyel ve gerçek müşterilerin kimliği, tedarikçilere ilişkin bilgiler vb. her türlü yazılı, grafik veya makinede okunabilir bilgiyi kapsamaktadır.

Gizli bilgilere ilişkin uyulması gereken esaslar aşağıda belirtilmiştir.

Tüm kayıtların yasal süresinde sağlıklı bir şekilde tutulmasını ve arşivlenmesini sağlamak,
Üçüncü kişilerden gelen şirket için gizli kategorisine giren bilgi taleplerini, üst yönetim onayı olmadan cevaplamamak,
Şirketin açıkladığı beyan ve sunduğu raporların gerçeğe uygun olması için gerekli titizliği göstermek,
Merden’a ait mali ve ticari sırlara ait bilgilerin, çalışan haklarının ve bilgilerinin, yapılmış anlaşmaların “gizlilik” çerçevesi içinde olduğu bilinci ile hareket etmek, bunların korunmasını ve gizliliğini sağlamak,
Şirket tarafından sağlanmayan veya kontrol edilmeyen sosyal medya kanallarında, kamuya açık forum, kişisel blog, sosyal medya hesaplarında, web üzerinde ve mobil uygulamalar dahil her türlü platformda yapılacak iletişimler ve paylaşımlarda Kurum etik değerleri ve kuralları ile yönetim kurulu bilgilendirmelerine uygun hareket etmek.

5. Etik Davranış ve Kuralları Uygulama Yükümlülüğü

Çalışanlar, Şirket Etik Davranış Kuralları’nın ya da şirketin tabi olduğu yasa ve mevzuatın ihlal edildiğini öğrenir veya şüphelenirlerse bunu bir üst yöneticisine ya da duruma göre, eğer durum üst yöneticisiyle ilgiliyse veya üst yöneticisi ihlal şüphesi taşıyan olayla ilgili herhangi bir adım atmazsa, şirket görevli Yönetim Kurulu Üyesi’ne ve varsa İç Denetim İş Birimine iletmekle yükümlüdürler.

Kişinin, işyerindeki huzuru ya da iş ilişkilerini olumsuz yönde etkileyecek şekilde yaptığı bildirimin 3.şahıslara ifşa edilmesi kesinlikle önlenecektir.

Etik kurallara aykırı davranışta bulunmayı reddeden ve iyi niyetle bildirimde bulunan herhangi bir çalışanın iş yerinde ya da dışında tehdit edilmesine, söz konusu çalışana misilleme yapılmasına veya bu çalışanın herhangi bir şekilde zarar görmesine izin verilmez. Bu tip davranışlar etik kural ihlali olarak yorumlanır ve gerekli disiplin cezaları uygulanır.

Bildirimde bulunanın, ihbar edilen hakkında dedikodu yapması veya kariyerini olumsuz etkilemeye çalışması gibi niyetlerden arınmış olması çok önemli bir husustur. Bu bakımdan ihbar ve soruşturma sürecinde gizlilik, objektiflik ve etik kurallara uyum son derece kritik bir konudur. Hem bildirimde bulunan hem de konuyla ilgili süreci yöneten kişilerin bu konuya azami önem ve dikkat göstermesi zorunludur.

Yalan ve/veya iftira niteliğinde kasıtlı bildirimler tespit edildiğinde etik kural ihlali olarak yorumlanır.

Bildirim mekanizmasının çalışmasına uygun ortamın ve etkinliğinin sağlanması için en başta yönetim güvence verir. Çalışanlar ise bildirim mekanizmasının etkinliğinin sağlanmasında yönetime destek vermeleri yönünde bilinçlendirilir.

6. Disiplin Uygulaması

Etik Davranış Kural ihlalleri sonrasında aşağıdaki disiplin cezaları uygulanır:

Eğer bilerek yapıldığı tespit edilen bir suistimal söz konusu ise işten çıkarma (iş kanununun ilgili maddeleri uyarınca) ve gerekli görülürse kanuni işlem başlatma. Bilerek haksız menfaat sağlayan kişinin, geçmişte yaptığı faydalı işler alınan karar üzerinde kısmen veya tamamen bir af sebebi oluşturamaz.
Suistimal yoksa ya da dikkatsizlik veya bilgisizlikten doğan ihmal söz konusu ise olayın etkisine uygun sözlü veya yazılı uyarı verilir.

7. Etik Kurullar Çalışma Prensipleri

Etik davranış Kuralları ve uygulama prensipleri ve işleyişi şirket bünyesinde oluşturulmuş Etik Kurul tarafından yönetilir. Etik Kurul, Görevli Yönetim Üyesi ve İç Denetci ve İnsan Kaynağı sorumluluğunu üstlenmiş yönetici tarafından oluşturulmuştur.

Etik Kurul,

Etik kurallara uyum sisteminin kurulması için gerekli iç eğitimleri planlar, gerekli durumlarda bu faaliyetler için kişi ve/veya kişileri görevlendirir.
Etik kuralların tüm şirket genelinde özümsenip uygulanması ile ilgili görevleri yerine getirir.
Tüm çalışanların, şirket hissedarlarının ve müşterilerin, etik kural ve her türlü benzer düzenleme ihlalini bildirebilmeleri için gerekli kuralları sistematik hale getirir.
Çalışanların, etik kuralların ihlal edildiğine ya da birilerinin kural ihlaline zorlandığına hükmetmeleri ve raporlayabilmeleri için raporlama prosedürünue gerek duyarsa bunu düzenler ve yürürlüğe koyar.

8. Çalışan Yükümlülükleri

Tüm çalışanlar,

Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensipleri dökümanını okumalı ve belirlenen yükümlülüklere uymayı taahhüt etmelidir.
Etik kurallar ve benzer düzenlemelerde belirtilen görevlerini anlamalı, kabul etmeli ve yerine getirmeli; işlerini yaparken etik davranışı alışkanlık haline getirmelidir.
Kendileri ya da bir başkası etik kuralları ihlal ettiğinde veya ihlale zorlandığında belirtilen prosedürler doğrultusunda durumu gecikmeden etik kurula raporlamalıdır.
Etik kurallar veya şirket içi benzer düzenlemeler konusunda bilgi sahibi olmamaları çalışanları sorumluluklarından muaf tutmaz.